会議案内メールの書き方がわかる！ビジネスメールの基礎知識

ビジネスでも頻繁に使用されるメール。一度に多くの人に送れるので、会議の案内もメールが中心になりました。しかし、メールは手軽に利用できるものの、ポイントを押さえた書き方をしないとメールを見てもらえなかったり、内容が正しく伝わらなかったりと会議に支障を来す場合があることも。

この記事では、会議案内メールの書き方やマナー、会議案内メールの例文をご紹介します。

会議案内メールの書き方とマナー

件名は分かりやすく具体的に書く

せっかく案内メールを送っても、メールを見てもらえないと意味がありません。相手が忙しく、メールのやり取りを一日に何十通も行っている場合、用件が曖昧な件名だと読むのを後回しにされてしまいます。

大事な会議の案内になるので、一目で内容が分かるように件名を書きましょう。

 

会議の共有事項(アジェンダ等)は箇条書きで書く

自分が会議の案内メールを受けたときに、長文で書かれていたらどうでしょうか？いつ・どこで・どんな内容の会議なのか分かりにくいですよね。

会議の共有事項(アジェンダ等)は箇条書きで書くことで、いつ・どこで・どんな内容かが分かりやすく伝わり、相手の会議案内メールの確認時間の短縮にもなります。

メールの確認は相手の時間を割いているということを意識して、分かりやすく書きましょう。

 

添付ファイルを送る

会議を行うときには必ず資料を見ながら話をしますよね。会議が始まってから初めて資料をみると、資料の把握から始まるので円滑な会議が生まれにくかったりします。

会議案内メールに資料を添付して送付し、相手に事前に資料の確認をお願いしましょう。

そうすることで、参加者全員が資料を把握した状態で会議を始めることができるので、会議をスムーズに進めることが出来ます。

 

会議案内メール送信の注意点

社内・社外

メールを送るときには、送る相手に応じて一定の礼儀を重んじる必要があります。同僚など、いつも一緒に働いている人であれば多少の間違いも許されますが、他部署の役職者や社外の人に礼儀を欠いたメールを送ってしまうと問題になってしまいます。

特に宛名の間違いや誤字脱字はよく見受けられるので、メールを書いたら一度声に出して読んでみると間違いに気づきやすいのでおすすめです。

 

送信のタイミング

メールを送信するタイミングにも、相手への配慮を忘れないようにしましょう。会議を行う数日前に案内メールを送ったのでは、都合をつけるのが大変です。相手の予定の調整ができるように、2～3週間前には案内メールを送信するようにしてください。

 

アフターフォロー

案内メールを送った後、会議当日までそのままにしていませんか？

一方的に案内を送っただけでは相手が会議に出席するのかわかりません。案内メールに参加の可否を返信してもらうように記述し、確実に出席する人を把握するようにしましょう。

また、会議の2～3日前にリマインドメールを送るのも重要です。メールの件名に『リマインド』と書いて、予定通り会議を開催することを伝えたり、内容に変更がある場合には変更点を具体的に記述しましょう。

 

会議案内メールの例文

 

社内向け

 

 

社外向け

 

 

まとめ

 

今回は、会議案内メールの書き方やマナー、会議案内メールの例文をご紹介しました。

 

会議案内メールは、会議を円滑に進める上で重要な事前準備です。

スムーズに会議を行うためにも、会議案内メールの書き方のポイントをおさらいしましょう。

 

会議案内メールの送信はこんなことに注意しよう

 

この記事を参考にしていただき、ビジネスマンにとって重要な会議案内メールの書き方を覚えていきましょう。