取引先へのプレゼンや上司へ説明をしても、「結局何が言いたいの？」と言われたことはありませんか？
一生懸命説明したのに伝わらなかった、次からはもう説明するのが嫌だ・・・。って落ち込んでしまいますよね。
この記事では説明が下手な人が足りないことは何なのか、そして上手に説明する方法をご紹介します。
説明が下手な人に共通する特徴とは
説明が下手な人には話し方や話す内容に共通の特徴がみられます。
まずは、説明が下手と言われる人とはどんな人か、共通する特徴を5つ解説していきます。
説明が下手な人の特徴1.時系列や会話の内容がバラバラ
説明が下手な人は、話の流れが前後したり、同じことを繰り返し話したりすることが多いです。
思いついたことをそのまま口に出してしまうので、話の流れがぐちゃぐちゃになって要点が分からなくなってしまいます。
説明下手な人の特徴2. 説明をする前に、話したい趣旨をまとめていない
事前に要点を整理できていなかったり、説明する内容を自分自身がしっかり理解できていないことが意外と多いです。
説明下手な人の特徴3. 質問を返されてもうまく答えられない
説明が下手な人は質問に対してうまく答えられない傾向にあります。
質問に答えられないのは、説明する内容を自分自身がしっかり理解できていない、もしくは伝えたい趣旨をしっかり整理できていないこともあります。
また、説明した内容の理解不足によって、聞く人の質問の意図を正確に理解できず、的外れな返答をしてしまうのも説明が下手な人の特徴です。
説明下手な人の特徴4. 早口で話していて、聞き取りづらい
説明が下手な人の中には、普段から話すスピードが早い人や、緊張や焦りで早口になってしまう人も少なくありません。
聞く人は言葉を聞きとるだけで精一杯になるため、内容をスムーズに理解することができなくなります。
そのため、どんなに論理的で要点が分かりやすい説明でも、早口で話されるとうまく聞き取れず頭に入ってきません。
説明下手な人の特徴5. 説明内容が抽象的すぎて分かりづらい
説明をする際に主語や具体的な数字がないと具体的なイメージができないため、聞く人はざっくりとしか概要を理解することができません。
もし、仕事上で「在庫はまだ余裕があるので心配ありません」「結構たくさん入っているので長持ちします」などと抽象的な説明をすれば、お互いの認識違いから後々トラブルに発展する恐れもあります。
また、説明が下手な人は主観性が強い傾向があり、他人の感覚が自分の感覚と同じだと思って話をしがちです。
説明が下手と言われてしまう原因
説明が上手くなるためには、上手く伝えられない具体的な原因を知る必要があります。では、続いては説明が下手と入れてしまう主な原因を解説していきます。
説明が下手と言われる原因1. 相手に伝えたいことがまとまっていない
何のために説明するのか、伝えた後は相手にどうなって欲しいのかを、事前にしっかり考えられていないのが原因です。
伝えたいことや結論がまとまっていない状態で説明を行うと、結局何が言いたいのか聞く人に伝わらないのは当然です。
説明が下手と言われる原因2. 主語を抜いて話すことが多い
説明の中で主語が抜けると何について話しているのか、聞く人には伝わりづらくなってしまいます。
聞く人は説明の途中で「これは何のことを指しているんだろう」と疑問を抱くことになるので内容に集中できません。
説明が下手と言われる原因3. 聞く人への配慮が足りていない
どんな伝え方をすれば理解しやすくなるのか、正確で簡潔に伝えるにはどうすればいいかなど、聞く人への配慮が足りていないのも原因です。
例えば、「知識のある人には要点を絞って簡潔に説明する」「知識がない人には専門用語は避ける」というように、聞く人によって話し方を変えることができていません。
そうなると自分本位な説明の仕方になってしまいます。
説明が下手と言われる原因4. 会話を組み立てて話せていない
特に主観的で感受性が豊かなタイプの人は、物事を順序立てて伝えるのが苦手です。
頭の中で思いついたことをそのまま口に出してしまうので、話の内容が前後したり、いきなり別の話題に飛んだりして分かりにくくなってしまいます。
話の流れに一貫性がなく、要点が掴みにくいため、話が分かりにくくなってしまいます。
説明が下手なのを改善して上手くなる方法
説明が下手なのを改善して話が上手くなる方法は、いくつかのポイントを意識することで話し上手な人にグッと近づけるはずです。
改善ポイント1. 話す前に説明する内容をまとめておく
プレゼンや話し合いなど説明をする場面では、どうしても緊張や不安が強くなってしまうものです。
説明する内容の要点や必ず伝えたいポイントを事前にまとめて、簡単な台本のようなものを作っておくと、説明する時にスムーズです。
また、しっかり準備することで説明する内容の理解が深まり、伝えるべき要点の情報を整理する力がついてきます。
改善ポイント2. 相手が聞き取りやすいよう、ゆっくり丁寧に話すのを意識する
ゆっくりと丁寧な口調で話すことで、しっかりと耳を傾けてもらいやすくなります。
もし疑問点があれば質問しやすいように、適度な間合いを取りつつ、相手の表情や返事を確認しながら説明をするようにしましょう。
改善ポイント3. 同じことを繰り返さず、要点だけを端的に伝えるのを心がける
同じ内容を繰り返す話や、長々とした説明は相手を疲れさせてしまいます。
まずは結論、次に要点をいくつか伝えるだけで大筋は理解してもらえますよ。
まとめ
今回の記事は「説明が下手な人が足りないことは何なのか」「上手に説明する方法」をご紹介しました。
説明下手を改善するためには、正直記事を読むだけでは上達しません。
ですが、今回紹介した上手に説明するポイントを意識して実践することで、確実に上手に説明できるようになります。
私も以前は上司に「何が言いたいのか全然わからない」と言われていました。
ですが、このポイントを意識して説明をするようになり、今では上司から「説明が上手くなったね」や後輩から「〇〇さんって説明上手で羨ましいです」と言われるぐらいにまでなりました。
あなたもぜひ実践して説明上手になりましょう！
