新入社員でも失敗しない！社外に向けた打ち合わせの依頼メールの書き方と基本マナー【例文付き】

取引先など社外の人に打ち合わせの依頼メールを送るときは、相手の都合に合わせたりメールのやり取りが何往復にもならないように、気をつけることがたくさんあります。
特に新入社員の人は、相手に打ち合わせの日程の相談をしているつもりでも、自分の都合の良い日を押しつけてしまわないよう注意が必要です。

この記事では、社外に向けた打ち合わせの依頼メールの書き方やマナー、打ち合わせの依頼メールの例文をご紹介します。

打ち合わせの依頼メールの書き方とマナー

用件が伝わりやすい件名で具体的に書く

毎日多くのメールをやり取りしているビジネスマンは、メールの件名を見てすぐに確認する必要があるかを判断しています。

あなたのメールをちゃんと見てもらえるように、件名にはどんな用件か分かりやすく具体的に書くのが基本です。

下記のように書くと調整が必要な内容だなと思ってもらえますね。

日程調整は相手の都合を優先する

打ち合わせの日程は、相手とこちらの都合を合わせなければ決まりません。こちらから打ち合わせの依頼をする場合は、相手の都合を優先するのが基本です。

ただし、相手の都合に合わせるからと言って、「打ち合わせ可能な日にちはございますか」とだけ書くのもあまり良くはありません。

相手に余計な手間を取らせないように、先にいくつかの日程を記載しておいて、その中から都合の良い日を選んでもらうようにすると相手もスケジュール確認が楽になり、スムーズに日程調整ができます。

また、こちらから提示した日程だと都合がつかないこともあると思います。そのようなときは「いずれの日程もご都合が悪い時には、遠慮なくご都合をお知らせください」と書いておくと、気遣いのある文面になり相手の印象も良くなります。

候補日を3つは用意しておく

上述したように、日程調整は相手の都合を優先するもの。しかし、「都合の良い日はありますか？」と全てを相手に丸投げしてしまうと、スケジュール確認の手間をかけさせてしまいます。

そのため、こちらから候補日を少なくとも3日分提示すると、相手も都合をつけやすくなります。その中で、日にち自体は良いものの、打ち合わせの時間帯をずらしてほしいという要望があった場合は、極力相手の都合を優先するのがマナーです。

打ち合わせの依頼メールの例文

社外へ向けた打ち合わせの依頼メールの例文(1)

社外へ向けた打ち合わせの依頼メールの例文(2)

まとめ

今回は、社外に向けた打ち合わせの依頼の書き方やマナー、打ち合わせの依頼メールの例文をご紹介しました。

新入社員でもスムーズに打ち合わせの日程調整ができるように、打ち合わせの依頼メールの書き方のポイントをおさらいしましょう。

この記事を参考にしていただき、相手の都合をしっかり考慮した打ち合わせの依頼メールの書き方を覚えていきましょう。