社会人なら身につけておきたい！ビジネスメールの書き方と基本マナー

社会人にとってビジネスメールは重要な連絡手段の1つ。しかし、ビジネスメールは書きなれていないと作成に時間がかかってしまったり、気づかないうちに失礼な表現を使ってしまい相手に不快感を与えてしまったりすることも。

この記事では、社会人が最低限覚えておきたいビジネスメールの書き方と基本マナーを紹介していきます。

ビジネスメールの基本の書き方

ビジネスメールの本文には、用件の前に挨拶・名乗り、用件の後に結びの言葉が必要になります。

メール本文の基本的な構成は以下のようになっていますので、ぜひ覚えておきましょう！

ビジネスメールの基本マナー

件名を書く時のマナー

仕事のメールは大量に届くことが多いため、埋もれないように件名を見るだけで用件が伝わるように書く必要があります。

「お知らせ」や「お世話になります」などの曖昧な件名では、メールを開いてすらもらえない可能性があるので注意しましょう。

件名を書く上で注意したいポイントは以下の通りです。

件名は長くなりすぎないよう、20字を目安に書きましょう。

宛名を書く時のマナー

個人宛

宛名は、会社名・部署名・役職名・名前・敬称を書きましょう。

「佐藤部長様」のように役職と敬称を重ねて書いている人をよく見かけますが、これは間違った書き方なので注意してください。

複数名に送る場合

複数名に送る場合は、必ず役職順に書きましょう。

挨拶・名乗りのマナー

本文に入る前に、挨拶と名乗りは必ず必要になります。

よく使われるのは、次のような形です。

お世話になっております。
〇〇株式会社△△部の××です。

基本はこの形で構いませんが、初めてメールを送る場合には、「突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社△△部の××と申します。」のように変更するとよいでしょう。

本文を書く時のマナー

本文は、件名で伝えた用件を5W2H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくら)を意識して書きます。

また、長文でだらだらと書くのではなく、箇条書きで書くことで用件が相手に伝わりやすくなるので、ポイントとして覚えておきましょう。

結びの言葉を書く時のマナー

本文の後に結びの言葉を入れることも、ビジネスメールでは必須です。

このように、本文の内容に合わせて使い分けることができると効果的です。

署名を書く時のマナー

メールの最後には署名を入れましょう。

署名は、メールアドレス以外の連絡先を明示する役割としてとても重要です。署名には、名前、メールアドレス、電話番号・FAX番号、会社の住所を記載するとよいでしょう。

このような基本的な情報を記載していれば、署名のテンプレートを自分用のデザインにカスタマイズするのもよいですね。

ビジネスメール送信時の注意点

ビジネスメールを送る際に、注意したいポイントを3つ紹介していきます。

誤字脱字のチェックをする

本文を作成したら、誤字脱字や間違えた言葉遣いがないかチェックしましょう。メールを作成した際に特に多いのが「誤変換」です。予測変換や入力ミスで、予想していない文章になっていることがあります。

万が一、誤字脱字に気づかずメールを送ってしまった場合は、気付いた時点ですぐに入力ミスであることを連絡し、お詫びをしましょう。

また、間違えた言葉遣いにも気をつけましょう。なんでも漢字を使えばよいというわけではないので、敬語やビジネスマナーをしっかり覚えておくのがおすすめです。

添付ファイルは相手に配慮する

添付ファイルの容量が大きいと受信に時間がかかるため、事前に圧縮してZIP形式などで送りましょう。容量が10MBを超える場合、圧縮しても送信ができないため、大容量ファイル転送サービスを利用して送る必要があります。

また、企業によっては受信できない拡張子があるので注意が必要です。事前にどの形式で送ればよいか、相手に確認してから送るようにしましょう。

 宛先を再確認する

メールを送信する前に、必ず宛先をもう一度確認しましょう。

よくあるトラブルとして、取引先Aに送る内容や添付ファイルを、取引先Bに送ってしまい情報が漏洩してしまったというケースがあります。

このようなことが起きてしまうと、それぞれの取引先からの信用を無くしてしまい、大きな問題となってしまうので宛先には細心の注意を払いましょう。

まとめ

今回は、 社会人が最低限覚えておきたいビジネスメールの書き方と基本マナーを紹介しました。

社会人になって間もない方にとっては特に難しく感じるかもしれませんが、この記事を参考にしていただき、今後の仕事に活かしてみてください。